Kundenanfragen per E-Mail empfangen und in GuideMate wiederfinden

Jeder Bergführer erhält Anfragen über die unterschiedlichsten Kanäle: SMS, E-Mails, Instagram-Nachrichten, Anrufe… Alle an einem Ort wiederzufinden — ohne manuelle Eingabe — ist möglich dank der eingehenden E-Mail-Adresse von GuideMate.

Wie es funktioniert

GuideMate weist Ihnen eine persönliche, einzigartige E-Mail-Adresse zu, zum Beispiel vorname-xxxxxx@opportunities.guidemate.app.

Sobald eine E-Mail an diese Adresse eingeht, erstellt GuideMate automatisch eine Anfrage in Ihrer Pipeline, vorausgefüllt mit den aus der Nachricht extrahierten Informationen: Tourentyp, Daten, Gebiet, Teilnehmerzahl…

Ihre Adresse abrufen

1. Öffnen Sie GuideMate → Profil → Integrationen
2. Kopieren Sie die angezeigte Adresse im Abschnitt „Eingehende E-Mail"

Das war's. Die Adresse ist bereits aktiv.

Drei Nutzungsmöglichkeiten

1. Bestehende E-Mails weiterleiten

Jemand hat Ihnen an Ihre Gmail- oder Outlook-Adresse geschrieben? Nutzen Sie einfach Weiterleiten (Forward) an Ihre GuideMate-Adresse.

2. Diese Adresse auf Ihrer Website oder Instagram angeben

Sie können sie als Kontaktadresse anzeigen. Anfragen landen direkt in Ihrer Pipeline, ohne über Ihr persönliches E-Mail-Postfach zu gehen.

3. Einen automatischen Filter einrichten

Erstellen Sie in Gmail einen Filter: „Wenn der Betreff ‚Anfrage' enthält → an meine GuideMate-Adresse weiterleiten". Alle Ihre Anfragen werden ohne manuellen Eingriff umgeleitet.

Das Ergebnis in GuideMate

Die erstellte Anfrage erscheint im Tab Aktivitäten mit dem Status Anfrage. GuideMate versucht folgende Informationen zu extrahieren:

• Der genannte Aktivitätstyp (Klettern, Skifahren, Wandern…)
• Die gewünschten Daten oder Zeiträume
• Das Ziel oder Gebiet
• Die Teilnehmerzahl

Es bleibt Ihnen, die Anfrage zu überprüfen, zu vervollständigen und zum nächsten Schritt zu bringen: Projekt und dann Geplant.

Automatische Weiterleitung aus Gmail einrichten

Wenn Sie möchten, dass alle eingehenden Anfragen an Ihr Gmail-Postfach automatisch an GuideMate weitergeleitet werden, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in Gmail auf das Einstellungen-Symbol (Zahnrad) → Alle Einstellungen aufrufen
2. Reiter Weiterleitung und POP/IMAP
3. Klicken Sie auf Weiterleitungsadresse hinzufügen
4. Fügen Sie Ihre GuideMate-Adresse ein → Weiter → Fortfahren

Gmail sendet dann eine Bestätigungs-E-Mail an Ihre GuideMate-Adresse. GuideMate erkennt diese automatisch und sendet Ihnen eine Push-Benachrichtigung. Tippen Sie darauf, um den Bildschirm Integrationen zu öffnen, wo der Bestätigungslink angezeigt wird. Tippen Sie auf Link öffnen, um die Weiterleitung in Ihrem Browser zu aktivieren, und dann auf Weiterleitung bestätigt, um die Benachrichtigung zu archivieren.

5. Zurück in Gmail → Eine Kopie eingehender Nachrichten weiterleiten an Ihre GuideMate-Adresse → Änderungen speichern

Sie können auch einen Filter erstellen (Einstellungen → Filter), um nur bestimmte E-Mails weiterzuleiten, beispielsweise solche mit „Anfrage" oder „Tour" im Betreff.

Tipp

Verwenden Sie einen strukturierten E-Mail-Betreff, um die automatische Extraktion zu verbessern. Zum Beispiel:

Anfrage Skitour — 2 Personen — Chamonix — März 2026

Je präziser der Betreff, desto genauer füllt GuideMate die Anfrage aus.

---

Möchten Sie es ausprobieren? GuideMate ist kostenlos zum Starten — keine Kreditkarte, keine Zeitbegrenzung. Daten in Europa gehostet.