Anzahlung und Vertragsbedingungen in GuideMate konfigurieren

Vor einer Tour bleiben oft zwei Punkte mit den Kunden ungeklärt: die Anzahlung und die Unterschrift der Vertragsbedingungen. GuideMate automatisiert beide Schritte direkt im Anmeldeformular — ohne Papierkram und ohne manuelles Nachfassen.

Wie es funktioniert

Wenn sich ein Kunde über den GuideMate-Formularlink für eine Aktivität anmeldet, kann er aufgefordert werden:

1. Ihre Vertragsbedingungen zu lesen und zu akzeptieren (von Ihnen gehostetes PDF)
2. Eine Kreditkarte für die Anzahlung vorautorisieren zu lassen

Beide Schritte sind optional und pro Aktivität konfigurierbar.

Vertragsbedingungen

Ihr PDF-Dokument vorbereiten

Verfassen Sie Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen (Haftung, Stornierung, erforderliches Niveau, Ausrüstung usw.) und exportieren Sie sie als PDF. Hosten Sie dieses PDF an einem zugänglichen Ort: Ihrer Website, Google Drive (öffentlicher Freigabelink), Dropbox usw.

Bedingungen in GuideMate aktivieren

1. GuideMate → Profil → Integrationen
2. Abschnitt Vertragsbedingungen → fügen Sie die URL Ihres PDFs ein
3. Speichern

Sobald die URL hinterlegt ist, zeigt das Anmeldeformular eine Schaltfläche „Bedingungen lesen" und ein Pflicht-Kontrollkästchen vor der Bestätigung an.

Datum und Uhrzeit der Zustimmung werden automatisch in der Teilnehmerkarte gespeichert.

Anzahlung per Kreditkarten-Vorautorisierung

Prinzip

GuideMate zieht die Anzahlung nicht zum Zeitpunkt der Anmeldung ein: Es fordert den Kunden auf, seine Kreditkarte zu hinterlegen, und vorautorisiert den Betrag. Die Karte wird manuell vom Guide über die App belastet, wenn er es entscheidet (nach der Tour, bei kurzfristiger Stornierung usw.).

Dieser Ansatz schützt den Kunden (die Karte wird nicht sofort belastet) und den Guide (die Karte ist verifiziert, der Betrag reserviert).

Voraussetzung: Stripe verbinden

Zahlungen laufen über Stripe Connect. Um diese Funktion zu aktivieren:

1. GuideMate → Profil → Integrationen
2. Abschnitt Stripe Connect → klicken Sie auf Stripe verbinden
3. Folgen Sie dem Prozess zur Erstellung oder Verbindung eines Stripe-Kontos

Stripe überprüft Ihre Identität (Ausweis, Bankverbindung). Dieser Vorgang dauert in der Regel einige Minuten bis wenige Stunden.

Anzahlungsbetrag konfigurieren

Der Anzahlungsprozentsatz wird auf zwei Ebenen konfiguriert:

Standardmäßig (Organisation): GuideMate → Profil → Integrationen → Standard-Anzahlung → geben Sie einen Prozentsatz ein (z. B. 30 %)

Pro Aktivität: Bei der Bearbeitung einer Aktivität können Sie einen abweichenden Prozentsatz festlegen, der den Standard überschreibt.

Der tatsächliche Betrag in Euro wird automatisch aus dem Aktivitätspreis und dem konfigurierten Prozentsatz berechnet.

Vertretungsmodus

Bei der Anmeldung wählt der Kunde, ob er sich nur für sich selbst oder als Vertreter der Gruppe anmeldet. Diese Auswahl beeinflusst den Anzahlungsbetrag:

• Nur für mich: Der Betrag entspricht dem Einzelanteil (Gesamtpreis ÷ Teilnehmerzahl oder Preis pro Person)
• Vertreter der Gruppe: Der Betrag entspricht dem Gesamtpreis der Gruppe

Was der Kunde im Formular sieht

1. Der Kunde gibt seine Kontaktdaten, Notfallkontakt usw. ein
2. Wenn die Bedingungen aktiviert sind, setzt er das Häkchen
3. Für die Anzahlung gibt er seine Kartennummer ein — die Karte wird registriert und der Betrag vorautorisiert, ohne sofortige Belastung

Anzahlung über die App einziehen

In der Aktivitätskarte, auf der Teilnehmerkarte:

1. Tippen Sie auf die Schaltfläche Anzahlung (oder das Kartensymbol)
2. Das Actionsheet zeigt die Details: Betrag, Registrierungsdatum der Karte, Verlauf
3. Tippen Sie auf Einziehen, um die Karte zu belasten

Die Belastung ist endgültig. Bei einem Fehler steht eine Schaltfläche Erstatten zur Verfügung (Stripe-Gebühren werden nicht erstattet).

Stripe-Gebühren

Bei jeder Belastung werden Bearbeitungsgebühren abgezogen: ca. 1,5 % + 0,25 € für europäische Karten. Diese Gebühren werden bei einer späteren Erstattung an den Kunden nicht zurückerstattet.

Überweisungen (Payouts) auf Ihr Bankkonto sind bei SEPA-Standard kostenlos.

Ablaufende Karte

Wenn die Karte eines Teilnehmers bald abläuft (innerhalb von 15 Tagen nach dem Aktivitätsdatum), erscheint ein orangefarbener Hinweis auf seiner Karte in der App. Eine Schaltfläche Karte zurücksetzen ermöglicht es, die alte Vorautorisierung zu stornieren und dem Teilnehmer einen neuen Formularlink zu senden, damit er eine neue Karte eingeben kann.

Statusübersicht

Status	Bedeutung
Karte registriert	Der Kunde hat seine Karte eingegeben, der Betrag ist vorautorisiert
Anzahlung eingezogen	Die Karte wurde belastet
Erstattet	Die Belastung wurde erstattet
Keine Karte	Der Kunde hat diesen Schritt noch nicht abgeschlossen

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Möchten Sie es ausprobieren? GuideMate ist kostenlos zum Starten — keine Kreditkarte, keine Zeitbegrenzung. Daten in Europa gehostet.