Les statuts d'activité dans GuideMate : guide complet

Chaque activité dans GuideMate passe par différentes étapes, de la première prise de contact jusqu'à la sortie terminée. Les statuts permettent de suivre où en est chaque sortie d'un coup d'œil, et déclenchent des automatismes dans l'app.

Vue d'ensemble des statuts

Statut	Icône	Signification
Opportunité	🟣	Premier contact, demande entrante
Projet	🔵	Sortie confirmée, en préparation
Planifiée	🩵	Date fixée, en attente des formulaires clients
Prêt	🟢	Tous les formulaires reçus, prêt à partir
En cours	🟡	La sortie est en train de se dérouler
Terminée	🟢	Sortie effectuée
Annulée	🔴	Sortie annulée
Pas intéressé	⚫	Opportunité déclinée

Le parcours type d'une activité

Opportunité → Projet → Planifiée → Prêt → En cours → Terminée

Ce parcours n'est pas rigide : vous pouvez sauter des étapes, revenir en arrière ou créer une activité directement au statut "Projet" ou "Planifiée". Le statut "Prêt" est le seul qui peut être défini automatiquement par l'app.

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Détail de chaque statut

🟣 Opportunité

Quand l'utiliser : un client vous contacte pour une sortie, mais rien n'est encore confirmé. C'est le stade de la demande.

Ce que fait GuideMate :

• Les opportunités apparaissent dans le tableau de bord et dans la liste des activités
• Vous recevez une notification push quand une nouvelle opportunité est créée (par email entrant, par exemple)
• L'opportunité est visible sur le calendrier si une date est renseignée

Conseil : utilisez ce statut pour toutes les demandes entrantes, même vagues. Ça vous permet de ne rien oublier et de suivre votre taux de conversion.

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🔵 Projet

Quand l'utiliser : le client a confirmé son intérêt, la sortie va se faire. Vous êtes en phase de préparation (choix de la date, du lieu, des participants).

Ce que fait GuideMate :

• Le projet apparaît dans les statistiques "à venir" du tableau de bord
• Il est compté dans le chiffre d'affaires prévisionnel et les jours de guide à venir
• Visible sur le calendrier

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🩵 Planifiée

Quand l'utiliser : la date est fixée, les participants sont ajoutés. Vous pouvez envoyer les formulaires clients (fiche de renseignements, conditions d'engagement, arrhes).

Ce que fait GuideMate :

• Vous pouvez envoyer les liens de formulaire à chaque participant
• Le formulaire collecte les informations personnelles, contact d'urgence, assurance, conditions d'engagement et arrhes selon votre configuration
• L'activité apparaît dans les filtres par défaut de la liste

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🟢 Prêt

Quand l'utiliser : tous les participants ont rempli leur formulaire et tout est en ordre pour la sortie.

Ce que fait GuideMate :

• Transition automatique : quand le dernier participant complète son formulaire, l'activité passe automatiquement de "Planifiée" à "Prêt". Vous n'avez rien à faire.
• La section Météo & Conditions s'affiche dépliée par défaut sur la fiche activité (prévisions, BERA, Grimms)
• L'activité apparaît dans les statistiques "à venir", le calendrier, et les filtres par défaut
• Vous recevez une notification quand chaque participant complète son formulaire

C'est le statut le plus important avant une sortie — il vous confirme que tout est prêt d'un coup d'œil.

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🟡 En cours

Quand l'utiliser : la sortie a commencé. Vous êtes sur le terrain.

Ce que fait GuideMate :

• La section Météo & Conditions reste dépliée par défaut
• L'activité apparaît dans les filtres par défaut de la liste
• Visible sur le calendrier

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🟢 Terminée

Quand l'utiliser : la sortie est finie. Vous pouvez noter les participants (niveau technique, physique, satisfaction) et ajouter des remarques.

Ce que fait GuideMate :

• L'activité est comptée dans les statistiques "terminées" et le chiffre d'affaires réalisé
• Elle n'apparaît plus dans les filtres par défaut (il faut activer le filtre "Terminée")
• Les notes et évaluations des participants sont conservées pour référence future

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🔴 Annulée

Quand l'utiliser : la sortie ne se fera pas (météo, annulation client, etc.).

Ce que fait GuideMate :

• L'activité est masquée des filtres par défaut
• Elle n'est plus comptée dans les statistiques
• Les données sont conservées pour référence

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⚫ Pas intéressé

Quand l'utiliser : une opportunité que vous déclinez (hors compétences, pas disponible, etc.).

Ce que fait GuideMate :

• L'opportunité est masquée des filtres par défaut
• Elle n'est plus comptée dans les statistiques
• Utile pour garder une trace des demandes déclinées

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Changer le statut

Sur la fiche activité, appuyez sur le badge de statut coloré en haut de l'écran. Un menu s'ouvre avec tous les statuts disponibles. Sélectionnez le nouveau statut.

Vous pouvez aussi changer le statut depuis le formulaire d'édition de l'activité.

Filtrer par statut

Dans la liste des activités, appuyez sur l'icône de filtre. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs statuts à afficher. Par défaut, GuideMate affiche : Opportunité, Projet, Planifiée, Prêt et En cours.

FAQ

Est-ce que je dois passer par tous les statuts ? Non. Vous pouvez créer une activité directement en "Projet" ou "Planifiée". Le parcours Opportunité → Projet → Planifiée → Prêt → En cours → Terminée est le plus complet, mais chaque guide adapte son workflow.

Le statut "Prêt" se met-il toujours automatiquement ? Seulement si l'activité est en statut "Planifiée" ET que tous les participants ont complété leur formulaire. Si vous n'utilisez pas les formulaires, vous pouvez passer manuellement à "Prêt".

Je peux revenir à un statut précédent ? Oui, vous pouvez changer le statut dans n'importe quel ordre. Par exemple, repasser une activité "Terminée" en "En cours" si besoin.

Les activités annulées sont-elles supprimées ? Non, elles sont simplement masquées des filtres par défaut. Vous pouvez les retrouver en activant le filtre "Annulée".