Recevoir des demandes clients par email et les retrouver dans GuideMate

Chaque guide reçoit des demandes de toutes parts : SMS, emails, messages Instagram, appels… Les retrouver toutes au même endroit, sans saisie manuelle, c'est possible grâce à l'adresse email entrante de GuideMate.

Comment ça marche

GuideMate vous attribue une adresse email personnelle unique, du type prenom-xxxxxx@opportunities.guidemate.app.

Dès qu'un email arrive sur cette adresse, GuideMate crée automatiquement une opportunité dans votre pipeline, pré-remplie avec les informations extraites du message : type de sortie, dates, massif, nombre de participants…

Récupérer votre adresse

1. Ouvrez GuideMate → Profil → Intégrations
2. Copiez l'adresse affichée dans la section "Email entrant"

C'est tout. L'adresse est déjà active.

Trois façons de l'utiliser

1. Transférer vos emails existants

Quelqu'un vous a écrit sur votre boîte Gmail ou Outlook ? Faites un simple Transférer (Forward) vers votre adresse GuideMate.

2. Donner cette adresse sur votre site ou Instagram

Vous pouvez l'afficher comme adresse de contact. Les demandes arrivent directement dans votre pipeline, sans passer par votre boîte mail personnelle.

3. Configurer un filtre automatique

Dans Gmail, créez un filtre : "Si l'objet contient 'demande' → transférer à mon adresse GuideMate". Toutes vos demandes sont redirigées sans intervention manuelle.

Le résultat dans GuideMate

L'opportunité créée apparaît dans l'onglet Activités, avec le statut Opportunité. GuideMate essaie d'en extraire :

• Le type d'activité mentionné (escalade, ski, randonnée…)
• Les dates ou période souhaitée
• La destination ou le massif
• Le nombre de participants

Il vous reste à vérifier, compléter et faire passer l'opportunité à l'étape suivante : Projet puis Planifiée.

Configurer un transfert automatique depuis Gmail

Si vous souhaitez que toutes les demandes arrivant sur votre boîte Gmail soient automatiquement transmises à GuideMate, voici comment configurer le transfert :

1. Dans Gmail, cliquez sur l'icône Paramètres (engrenage) → Voir tous les paramètres
2. Onglet Transfert et POP/IMAP
3. Cliquez sur Ajouter une adresse de transfert
4. Collez votre adresse GuideMate → Suivant → Continuer

Gmail envoie alors un email de confirmation à votre adresse GuideMate. GuideMate le détecte automatiquement et vous envoie une notification push pour vous prévenir. Appuyez dessus pour ouvrir l'écran Intégrations, où le lien de confirmation apparaît. Appuyez sur Ouvrir le lien pour activer le transfert dans votre navigateur, puis sur Transfert validé pour archiver la notification.

5. De retour dans Gmail → Transférer une copie des messages entrants vers votre adresse GuideMate → Enregistrer les modifications

Vous pouvez aussi créer un filtre (Paramètres → Filtres) pour ne transférer que certains emails, par exemple ceux contenant "demande" ou "sortie".

Astuce

Utilisez un objet d'email structuré pour améliorer l'extraction automatique. Par exemple :

Demande ski rando — 2 personnes — Chamonix — mars 2026

Plus l'objet est précis, plus GuideMate remplit l'opportunité avec exactitude.

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Envie de tester ? GuideMate est gratuit pour démarrer — pas de carte bancaire, pas de limite de durée. Vos données restent hébergées en Europe.