Configurer les arrhes et conditions d'engagement dans GuideMate

Avant une sortie, deux points restent souvent flous avec les clients : le paiement des arrhes et la signature des conditions d'engagement. GuideMate automatise ces deux étapes directement dans le formulaire d'inscription, sans paperasse ni relance manuelle.

Comment ça fonctionne

Quand un client s'inscrit à une activité via le lien de formulaire GuideMate, il peut être amené à :

1. Lire et accepter vos conditions d'engagement (PDF hébergé par vous)
2. Pré-autoriser une carte bancaire pour les arrhes

Ces deux étapes sont optionnelles et configurables par activité.

Conditions d'engagement

Préparer votre document PDF

Rédigez vos conditions générales de vente ou d'engagement (responsabilité, annulation, niveau requis, équipement…) et exportez-les en PDF. Hébergez ce PDF quelque part d'accessible : votre site web, Google Drive (lien de partage public), Dropbox, etc.

Activer les conditions dans GuideMate

1. GuideMate → Profil → Intégrations
2. Section Conditions d'engagement → collez l'URL de votre PDF
3. Enregistrez

Une fois l'URL renseignée, le formulaire d'inscription affiche un bouton "Lire les conditions" et une case à cocher obligatoire avant de valider.

La date et l'heure d'acceptation sont enregistrées automatiquement dans la fiche du participant.

Arrhes par pré-autorisation bancaire

Principe

GuideMate n'encaisse pas les arrhes au moment de l'inscription : il demande au client d'enregistrer sa carte bancaire et pré-autorise le montant. La carte est débitée manuellement par le guide depuis l'application, quand il le décide (après la sortie, en cas d'annulation tardive, etc.).

Cette approche protège le client (la carte n'est pas prélevée immédiatement) et le guide (la carte est vérifiée, le montant réservé).

Prérequis : connecter Stripe

Les paiements transitent par Stripe Connect. Pour activer cette fonctionnalité :

1. GuideMate → Profil → Intégrations
2. Section Stripe Connect → cliquez Connecter Stripe
3. Suivez le processus de création ou de connexion d'un compte Stripe

Stripe vérifie votre identité (pièce d'identité, RIB). Ce processus prend en général quelques minutes à quelques heures.

Configurer le montant des arrhes

Le pourcentage d'arrhes se configure à deux niveaux :

Par défaut (organisation) : GuideMate → Profil → Intégrations → Dépôt par défaut → saisissez un pourcentage (ex : 30 %)

Par activité : dans l'édition d'une activité, vous pouvez définir un pourcentage différent qui remplace le défaut.

Le montant réel en euros est calculé automatiquement à partir du tarif de l'activité et du pourcentage configuré.

Mode de représentation

Lors de l'inscription, le client choisit s'il s'inscrit pour lui seul ou en tant que représentant du groupe. Ce choix influe sur le montant des arrhes :

• Pour moi seul : le montant correspond à la part individuelle (tarif total ÷ nombre de participants, ou tarif par personne)
• Représentant du groupe : le montant correspond au tarif total du groupe

Ce que voit le client sur le formulaire

1. Le client saisit ses coordonnées, contact d'urgence, etc.
2. S'il accepte les conditions (si activées), il coche la case
3. Pour les arrhes, il entre son numéro de carte — la carte est enregistrée et le montant pré-autorisé, sans débit immédiat

Prélever les arrhes depuis l'app

Dans la fiche d'une activité, sur la card du participant :

1. Appuyez sur le bouton Arrhes (ou l'icône carte)
2. L'actionsheet affiche le détail : montant, date d'enregistrement de la carte, historique
3. Appuyez Prélever pour débiter la carte

Le prélèvement est définitif. En cas d'erreur, un bouton Rembourser est disponible (les frais Stripe ne sont pas restitués).

Frais Stripe

Des frais de traitement sont déduits de chaque prélèvement : environ 1,5 % + 0,25 € pour les cartes européennes. Ces frais ne sont pas remboursés si vous remboursez ensuite le client.

Les virements (payouts) vers votre compte bancaire sont gratuits en SEPA standard.

Carte expirante

Si la carte d'un participant expire bientôt (dans les 15 jours suivant la date de l'activité), un avertissement orange apparaît sur sa card dans l'application. Un bouton Réinitialiser la carte permet d'annuler l'ancienne pré-autorisation et d'envoyer un nouveau lien de formulaire au participant pour qu'il entre une nouvelle carte.

Résumé des statuts

Statut	Signification
Carte enregistrée	Le client a saisi sa carte, le montant est pré-autorisé
Arrhes prélevées	La carte a été débitée
Remboursé	Le prélèvement a été remboursé
Aucune carte	Le client n'a pas encore rempli cette étape

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Envie de tester ? GuideMate est gratuit pour démarrer — pas de carte bancaire, pas de limite de durée. Vos données restent hébergées en Europe.