GuideMate permet de collecter une pré-autorisation bancaire (arrhes) et de faire signer les conditions d'engagement à vos clients directement depuis le formulaire d'inscription à une activité.
Avant une sortie, deux points restent souvent flous avec les clients : le paiement des arrhes et la signature des conditions d'engagement. GuideMate automatise ces deux étapes directement dans le formulaire d'inscription, sans paperasse ni relance manuelle.
Quand un client s'inscrit à une activité via le lien de formulaire GuideMate, il peut être amené à :
Ces deux étapes sont optionnelles et configurables par activité.
Rédigez vos conditions générales de vente ou d'engagement (responsabilité, annulation, niveau requis, équipement…) et exportez-les en PDF. Hébergez ce PDF quelque part d'accessible : votre site web, Google Drive (lien de partage public), Dropbox, etc.
Une fois l'URL renseignée, le formulaire d'inscription affiche un bouton "Lire les conditions" et une case à cocher obligatoire avant de valider.
La date et l'heure d'acceptation sont enregistrées automatiquement dans la fiche du participant.
GuideMate n'encaisse pas les arrhes au moment de l'inscription : il demande au client d'enregistrer sa carte bancaire et pré-autorise le montant. La carte est débitée manuellement par le guide depuis l'application, quand il le décide (après la sortie, en cas d'annulation tardive, etc.).
Cette approche protège le client (la carte n'est pas prélevée immédiatement) et le guide (la carte est vérifiée, le montant réservé).
Les paiements transitent par Stripe Connect. Pour activer cette fonctionnalité :
Stripe vérifie votre identité (pièce d'identité, RIB). Ce processus prend en général quelques minutes à quelques heures.
Le pourcentage d'arrhes se configure à deux niveaux :
Par défaut (organisation) : GuideMate → Profil → Intégrations → Dépôt par défaut → saisissez un pourcentage (ex : 30 %)
Par activité : dans l'édition d'une activité, vous pouvez définir un pourcentage différent qui remplace le défaut.
Le montant réel en euros est calculé automatiquement à partir du tarif de l'activité et du pourcentage configuré.
Lors de l'inscription, le client choisit s'il s'inscrit pour lui seul ou en tant que représentant du groupe. Ce choix influe sur le montant des arrhes :
Dans la fiche d'une activité, sur la card du participant :
Le prélèvement est définitif. En cas d'erreur, un bouton Rembourser est disponible (les frais Stripe ne sont pas restitués).
Des frais de traitement sont déduits de chaque prélèvement : environ 1,5 % + 0,25 € pour les cartes européennes. Ces frais ne sont pas remboursés si vous remboursez ensuite le client.
Les virements (payouts) vers votre compte bancaire sont gratuits en SEPA standard.
Si la carte d'un participant expire bientôt (dans les 15 jours suivant la date de l'activité), un avertissement orange apparaît sur sa card dans l'application. Un bouton Réinitialiser la carte permet d'annuler l'ancienne pré-autorisation et d'envoyer un nouveau lien de formulaire au participant pour qu'il entre une nouvelle carte.
| Statut | Signification | |--------|--------------| | Carte enregistrée | Le client a saisi sa carte, le montant est pré-autorisé | | Arrhes prélevées | La carte a été débitée | | Remboursé | Le prélèvement a été remboursé | | Aucune carte | Le client n'a pas encore rempli cette étape |
GuideMate est gratuit pour commencer. Aucune limite de durée.
Commencer gratuitementGuideMate génère un flux calendrier (iCal) que vous pouvez abonner à Google Agenda, Apple Calendrier ou Outlook. Vos activités planifiées apparaissent automatiquement dans votre agenda personnel.
Connectez GuideMate à Brevo (ex-Sendinblue) pour synchroniser automatiquement vos clients et leur envoyer des newsletters, offres de saison ou rappels.