Configurare la caparra e le condizioni di impegno in GuideMate

Prima di un'uscita, due punti restano spesso poco chiari con i clienti: il pagamento della caparra e la firma delle condizioni di impegno. GuideMate automatizza entrambe le fasi direttamente nel modulo di iscrizione, senza burocrazia né solleciti manuali.

Come funziona

Quando un cliente si iscrive a un'attività tramite il link del modulo GuideMate, potrebbe dover:

1. Leggere e accettare le tue condizioni di impegno (PDF ospitato da te)
2. Pre-autorizzare una carta bancaria per la caparra

Entrambe le fasi sono opzionali e configurabili per attività.

Condizioni di impegno

Preparare il documento PDF

Redigi le tue condizioni generali di vendita o di impegno (responsabilità, cancellazione, livello richiesto, attrezzatura...) ed esportale in PDF. Ospita il PDF in un luogo accessibile: il tuo sito web, Google Drive (link di condivisione pubblico), Dropbox, ecc.

Attivare le condizioni in GuideMate

1. GuideMate → Profilo → Integrazioni
2. Sezione Condizioni di impegno → incolla l'URL del tuo PDF
3. Salva

Una volta inserito l'URL, il modulo di iscrizione mostra un pulsante "Leggi le condizioni" e una casella da spuntare obbligatoria prima di confermare.

La data e l'ora di accettazione vengono registrate automaticamente nella scheda del partecipante.

Caparra tramite pre-autorizzazione bancaria

Principio

GuideMate non incassa la caparra al momento dell'iscrizione: chiede al cliente di registrare la propria carta bancaria e pre-autorizza l'importo. La carta viene addebitata manualmente dalla guida dall'applicazione, quando lo decide (dopo l'uscita, in caso di cancellazione tardiva, ecc.).

Questo approccio protegge il cliente (la carta non viene addebitata immediatamente) e la guida (la carta è verificata, l'importo riservato).

Prerequisito: collegare Stripe

I pagamenti transitano tramite Stripe Connect. Per attivare questa funzionalità:

1. GuideMate → Profilo → Integrazioni
2. Sezione Stripe Connect → clicca Connetti Stripe
3. Segui il processo di creazione o connessione di un account Stripe

Stripe verifica la tua identità (documento d'identità, IBAN). Questo processo richiede generalmente da qualche minuto a qualche ora.

Configurare l'importo della caparra

La percentuale di caparra si configura su due livelli:

Per impostazione predefinita (organizzazione): GuideMate → Profilo → Integrazioni → Deposito predefinito → inserisci una percentuale (es.: 30%)

Per attività: nella modifica di un'attività, puoi definire una percentuale diversa che sostituisce quella predefinita.

L'importo reale in euro viene calcolato automaticamente a partire dalla tariffa dell'attività e dalla percentuale configurata.

Modalità di rappresentanza

Al momento dell'iscrizione, il cliente sceglie se si iscrive solo per sé o come rappresentante del gruppo. Questa scelta influisce sull'importo della caparra:

• Solo per me: l'importo corrisponde alla quota individuale (tariffa totale ÷ numero di partecipanti, o tariffa per persona)
• Rappresentante del gruppo: l'importo corrisponde alla tariffa totale del gruppo

Cosa vede il cliente nel modulo

1. Il cliente inserisce i suoi dati, contatto di emergenza, ecc.
2. Se accetta le condizioni (se attivate), spunta la casella
3. Per la caparra, inserisce il numero della carta — la carta viene registrata e l'importo pre-autorizzato, senza addebito immediato

Prelevare la caparra dall'app

Nella scheda di un'attività, sulla card del partecipante:

1. Premi il pulsante Caparra (o l'icona carta)
2. L'actionsheet mostra il dettaglio: importo, data di registrazione della carta, storico
3. Premi Preleva per addebitare la carta

Il prelievo è definitivo. In caso di errore, un pulsante Rimborsa è disponibile (le commissioni Stripe non vengono restituite).

Commissioni Stripe

Le commissioni di elaborazione vengono dedotte da ogni prelievo: circa 1,5% + 0,25 € per le carte europee. Queste commissioni non vengono rimborsate se successivamente rimborsi il cliente.

I bonifici (payout) verso il tuo conto bancario sono gratuiti in SEPA standard.

Carta in scadenza

Se la carta di un partecipante sta per scadere (entro 15 giorni dalla data dell'attività), un avviso arancione appare sulla sua card nell'applicazione. Un pulsante Reimposta la carta permette di annullare la vecchia pre-autorizzazione e inviare un nuovo link del modulo al partecipante affinché inserisca una nuova carta.

Riepilogo degli stati

Stato	Significato
Carta registrata	Il cliente ha inserito la carta, l'importo è pre-autorizzato
Caparra prelevata	La carta è stata addebitata
Rimborsato	Il prelievo è stato rimborsato
Nessuna carta	Il cliente non ha ancora completato questo passaggio

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