Toutes les fonctionnalités pour suivre vos clients et vos journées guidées

GuideMate rassemble en un seul endroit ce dont un guide outdoor indépendant a besoin pour rester organisé d'une saison à l'autre : fiches clients complètes, planning lisible et synthèses d'activité.

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La réalité du quotidien d'un guide indépendant

Entre les échanges par SMS, les mails de réservation, le carnet papier du refuge et le tableur mis à jour en décembre, la plupart des guides gèrent leurs clients dans cinq endroits différents. Résultat : avant chaque sortie, vous cherchez le niveau du client, ses contraintes de santé, si c'est sa première fois avec vous. En fin de saison, impossible de savoir précisément combien de journées vous avez réalisées ou quels clients méritent d'être relancés.

Informations clients éparpillées entre mail, SMS et carnets papier

Impossible de retrouver rapidement l'historique d'un client entre deux saisons

Bilan de saison flou : combien de journées guidées, quels clients relancer ?

GuideMate résout exactement ces problèmes. Ce n'est pas un CRM généraliste taillé pour des équipes commerciales. C'est un outil pensé pour un guide seul, utilisé depuis le téléphone, entre deux sorties.

1. Fiches clients complètes

Chaque client dispose d'une fiche dédiée qui regroupe l'essentiel : coordonnées, niveau, préférences, contraintes particulières et historique de toutes vos sorties ensemble. La fiche persiste d'une saison à l'autre — pas besoin de recréer quoi que ce soit chaque année.

Historique complet des journées guidées avec ce client, sur plusieurs saisons
Notes importantes accessibles d'un coup d'œil : santé, matériel, préférences d'encadrement
Documents associés au client stockés au même endroit
Niveau et expérience pour préparer chaque sortie sans avoir à tout reconstruire de mémoire

Exemple concret : vous guidez un client en ski de randonnée en janvier, puis en alpinisme en juillet. Sa fiche garde la trace des deux sorties avec vos notes. En janvier suivant, vous savez exactement où il en est avant de décrocher le téléphone.

2. Suivi des journées guidées

Visualisez vos journées passées et à venir dans une vue unifiée par saison. Vous savez en un coup d'œil ce que vous avez réalisé, ce qui est planifié, et quel client est concerné par chaque sortie.

Vue chronologique des journées réalisées et planifiées, saison par saison
Lien direct vers la fiche de chaque client concerné par la sortie
Notes et retours saisissables juste après la journée, depuis le téléphone
Identification rapide des créneaux libres et des périodes chargées

3. Tableau de bord de saison

Un tableau de bord synthétise votre activité pour mieux piloter votre saison. Fini le bilan de fin d'année fait à l'arrache en fouillant vos mails — vous avez les chiffres clés à portée de main tout au long de l'année.

Nombre de journées réalisées et journées planifiées à date
Répartition de vos activités : ski, alpi, escalade, VTT, parapente, voile…
Vision globale de votre charge pour anticiper les périodes pleines ou creuses
Comparaison saison en cours vs saisons précédentes

4. Utilisation mobile pensée pour le terrain

GuideMate est conçu pour être consulté depuis votre téléphone, rapidement, avant ou après une sortie. Pas besoin d'ouvrir un ordinateur pour mettre à jour une fiche client après une journée en montagne.

Accès rapide aux infos clients clés avant le rendez-vous sur le parking ou au pied du mur
Mise à jour en quelques secondes depuis le terrain ou le refuge le soir
Interface épurée qui met en avant l'essentiel sans surcharge d'information
Application iOS et Android disponible en téléchargement

5. Documents & informations clés

Conservez au même endroit les informations importantes liées à chaque client : contraintes de santé, couverture assurance, documents spécifiques. Fini les captures d'écran perdues dans votre pellicule photo.

Informations de santé et contraintes physiques rattachées à la fiche client
Vérification assurance et documents liés à l'activité
Toutes les infos accessibles hors connexion depuis l'app mobile

6. Exports & synthèses d'activité

En fin de saison ou lors de vos bilans avec votre comptable, vous pouvez extraire les données dont vous avez besoin sans passer des heures à consolider des fichiers.

Export de votre liste de clients avec les informations clés
Export de vos journées guidées sur une période donnée
Vue synthétique de votre activité par saison ou par type de sortie

Pourquoi pas un tableur ?

Un tableur Excel ou Google Sheets est un bon point de départ. Beaucoup de guides indépendants commencent par là. Mais il montre rapidement ses limites pour un usage terrain :

Tableur

✕Difficile à consulter rapidement depuis le téléphone avant une sortie
✕Pas de lien entre un client et ses journées passées
✕Impossible d'attacher des notes, documents ou contraintes santé facilement
✕Aucune vue de saison ou indicateur synthétique sans formules complexes
✕Risque de perdre les données si le fichier n'est pas sauvegardé

GuideMate

Interface mobile pensée pour une consultation en 10 secondes avant le départ
Fiche client liée à tout son historique de sorties, toutes saisons confondues
Notes, contraintes et documents centralisés sur chaque profil
Tableau de bord de saison sans aucune formule à maintenir
Données hébergées en sécurité en Europe, accessibles partout

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