Configurar los depósitos y las condiciones de compromiso en GuideMate

Antes de una salida, dos puntos suelen quedar poco claros con los clientes: el pago del depósito y la firma de las condiciones de compromiso. GuideMate automatiza ambos pasos directamente en el formulario de inscripción, sin papeleo ni seguimientos manuales.

Cómo funciona

Cuando un cliente se inscribe en una actividad a través del enlace del formulario GuideMate, puede tener que:

1. Leer y aceptar tus condiciones de compromiso (PDF alojado por ti)
2. Preautorizar una tarjeta bancaria para el depósito

Estos dos pasos son opcionales y configurables por actividad.

Condiciones de compromiso

Preparar tu documento PDF

Redacta tus condiciones generales de venta o de compromiso (responsabilidad, cancelación, nivel requerido, equipamiento…) y expórtalas en PDF. Aloja este PDF en un lugar accesible: tu sitio web, Google Drive (enlace de compartición público), Dropbox, etc.

Activar las condiciones en GuideMate

1. GuideMate → Perfil → Integraciones
2. Sección Condiciones de compromiso → pega la URL de tu PDF
3. Guarda

Una vez introducida la URL, el formulario de inscripción muestra un botón "Leer las condiciones" y una casilla de verificación obligatoria antes de validar.

La fecha y hora de aceptación se registran automáticamente en la ficha del participante.

Depósito por preautorización bancaria

Principio

GuideMate no cobra el depósito en el momento de la inscripción: pide al cliente que registre su tarjeta bancaria y preautoriza el importe. La tarjeta se cobra manualmente por el guía desde la aplicación, cuando lo decida (después de la salida, en caso de cancelación tardía, etc.).

Este enfoque protege al cliente (la tarjeta no se cobra inmediatamente) y al guía (la tarjeta está verificada, el importe reservado).

Requisito previo: conectar Stripe

Los pagos pasan por Stripe Connect. Para activar esta funcionalidad:

1. GuideMate → Perfil → Integraciones
2. Sección Stripe Connect → haz clic en Conectar Stripe
3. Sigue el proceso de creación o conexión de una cuenta Stripe

Stripe verifica tu identidad (documento de identidad, datos bancarios). Este proceso suele tardar entre unos minutos y unas horas.

Configurar el importe del depósito

El porcentaje de depósito se configura en dos niveles:

Por defecto (organización): GuideMate → Perfil → Integraciones → Depósito por defecto → introduce un porcentaje (ej.: 30 %)

Por actividad: en la edición de una actividad, puedes definir un porcentaje diferente que sustituye al valor por defecto.

El importe real en euros se calcula automáticamente a partir de la tarifa de la actividad y del porcentaje configurado.

Modo de representación

Al inscribirse, el cliente elige si se inscribe solo para él o como representante del grupo. Esta elección influye en el importe del depósito:

• Solo para mí: el importe corresponde a la parte individual (tarifa total ÷ número de participantes, o tarifa por persona)
• Representante del grupo: el importe corresponde a la tarifa total del grupo

Lo que ve el cliente en el formulario

1. El cliente introduce sus datos personales, contacto de emergencia, etc.
2. Si acepta las condiciones (si están activadas), marca la casilla
3. Para el depósito, introduce su número de tarjeta — la tarjeta se registra y el importe se preautoriza, sin cobro inmediato

Cobrar el depósito desde la app

En la ficha de una actividad, en la tarjeta del participante:

1. Pulsa el botón Depósito (o el icono de tarjeta)
2. El actionsheet muestra el detalle: importe, fecha de registro de la tarjeta, historial
3. Pulsa Cobrar para cargar la tarjeta

El cobro es definitivo. En caso de error, hay un botón Reembolsar disponible (las comisiones de Stripe no se devuelven).

Comisiones de Stripe

Se deducen comisiones de procesamiento en cada cobro: aproximadamente 1,5 % + 0,25 € para tarjetas europeas. Estas comisiones no se devuelven si luego reembolsas al cliente.

Las transferencias (payouts) a tu cuenta bancaria son gratuitas en SEPA estándar.

Tarjeta a punto de caducar

Si la tarjeta de un participante caduca pronto (en los 15 días previos a la fecha de la actividad), aparece una advertencia naranja en su tarjeta dentro de la aplicación. Un botón Reiniciar la tarjeta permite anular la preautorización anterior y enviar un nuevo enlace de formulario al participante para que introduzca una nueva tarjeta.

Resumen de estados

Estado	Significado
Tarjeta registrada	El cliente ha introducido su tarjeta, el importe está preautorizado
Depósito cobrado	La tarjeta ha sido cargada
Reembolsado	El cobro ha sido reembolsado
Sin tarjeta	El cliente aún no ha completado este paso

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